Ein neues Produkthandbuch beginnt mit der Recherche - und Recherche ist Kommunikation. Die Zahl der möglichen Mißverständnisse ist unendlich groß, wie immer, wenn Menschen miteinander reden. Welche Technische Redakteurin hätte nicht schon mal davon geträumt, direkt ins Gehirn ihres Gesprächspartners hineinsehen zu können... Aber vielleicht helfen Dir auch schon ein paar kleine Recherche-Tips aus meinem Arbeitsalltag?
Die absolute Nummer Eins auf der Wunschliste Technischer Redakteurinnen, die gerade dabei sind, Informationen für ein neues Produkthandbuch zusammentragen, ist ein Kabel. Natürlich nicht nur irgendein Kabel, sondern das ultimative Kabel: nämlich das biosynaptische Gedanken-Interfacekabel, mit dem man eine direkte Verbindung zwischen zwei Gehirnen herstellen kann...
Aber mit diesem Kabel ist es ungefähr so wie mit dem Beamen. Wir wissen genau, daß es irgendwann erfunden wurde. Wir können uns nur nicht mehr genau dran erinnern, im wievielten Band der "Geschichte der Sternenflotte" wir das gelesen haben... war das im dreiundzwanzigsten oder im vierundzwanzigsten Jahrhundert...?
Also behelfen wir uns für die Zwischenzeit mit ein paar schlichteren, leichter umsetzbaren Tricks und Kniffen. Zum Beispiel mit diesen hier, direkt aus der bodenlosen Grabbelkiste meines ereignisreichen Recherche-Alltags... ;o)
Kümmere Dich darum, daß die Zusammenarbeit gut organisiert ist. Nimm Rücksicht auf den Arbeitsablauf in den Fachabteilungen - der Zeitdruck dort ist meistens ebenso groß wie Dein eigener. Du kannst Dir die Kooperationsbereitschaft Deiner Gesprächspartnerinnen erhalten, wenn Du die Zeit, die sie Dir für die Recherche zur Verfügung stellen können, möglichst gut planst und effizient nutzt. Sei verbindlich und halte Dich unbedingt an Vereinbarungen.
Bitte Deine Ansprechpartner rechtzeitig um einen Termin für Recherche und Gespräche. Laß sie vorher wissen, wieviel Zeit Deine Fragen voraussichtlich in Anspruch nehmen werden, und ob Du etwas am Gerät oder an der Software ausprobieren mußt. So kann die Fachabteilung sich auf das Gespräch vorbereiten und rechtzeitig ein Testgerät oder -system bereitstellen.
Viele Details lassen sich schriftlich per E-Mail oder per Fax klären. Das hat den Vorteil, daß Du die Fachabteilungen nicht in ihrem regulären Arbeitsablauf unterbrichst. Formuliere jede Frage als eigenen Absatz, und stell die Fragen in einer möglichst sinnvollen Reihenfolge. Wenn Du bei einem Fax zwischen den Fragen etwas Abstand läßt, kann Deine Ansprechpartnerin die Antworten direkt in Dein Fax hineinschreiben und die Seiten einfach zurückfaxen.
Achte beim Schreiben von E-Mails darauf, daß die Betreffzeile möglichst aussagekräftig ist. Damit machst Du den Sinnzusammenhang Deiner E-Mail deutlich erkennbar, und sie läßt sich gleich richtig zuordnen und systematisch beantworten.
Falls Du Fragen telefonisch besprechen möchtest, kannst Du der Fachabteilung das Leben erleichtern, indem Du Deine Fragen durchnumerierst und sie per Fax oder E-Mail zuschickst. Dein Gegenüber kann sich dann auf das Gespräch vorbereiten, und die Verständigung am Telefon fällt leichter, wenn Du statt "zur nächsten Frage" sagen kannst: "zur Frage 5".
Bereite Dich auf jedes Recherchegespräch gut vor, um die verfügbare Zeit effizient zu nutzen. Mach Dir eine Checkliste aller benötigten Informationen und offenen Fragen, die Du während des Gesprächs abarbeiten willst. Du kannst Deiner Gesprächspartnerin anbieten, ihr die Checkliste zur Vorbereitung auf das Gespräch zuzuschicken.
Nimm Fragen, die während des Gesprächs auftauchen und sich nicht sofort klären lassen, in die Checkliste auf, und kündige an, daß Du sie später wieder aufgreifen wirst. Überprüfe Deine Checkliste am Ende des Gesprächs, um sicherzustellen, daß alle offenen Punkte geklärt sind.
Während des Gesprächs solltest Du nicht nur schweigend zuhören, sondern aktiv nachfragen und das Gehörte bestätigen. So kann Dein Gegenüber beurteilen, ob Du alles richtig verstanden hast, und Mißverständnisse lassen sich gleich "ausbügeln". Frag bei wichtigen Details sofort nach. Versuche während des Gesprächs, wichtige Zusammenhänge oder Sinnabschnitte mit eigenen Worten zusammenzufassen. So merkst Du am besten, wo Du noch nachfragen mußt.
Wenn Du ein Diktiergerät benutzt, mach nicht den Fehler, das ganze Gespräch "mitzuschneiden". Die Zeit, die Du zum Abhören und Transkribieren brauchst, ist vergeudete Zeit! Diktiere möglichst gleich "druckreif". Wenn Du etwas am Gerät oder an der Software ausprobierst, sprich jeden Handlungsschritt sofort aufs Band, während Du ihn durchführst. Diktiere auch Sicherheitshinweise, Handlungsergebnisse, Displayanzeigen oder wichtige Beobachtungen am Gerät, die für die Anwender wichtig sein könnten.
Außerdem kann eine Kamera als Gedächtnisstütze hilfreich sein, um Bedienelemente für die Beschreibung festzuhalten. Fotos sind zwar für Produkthandbücher aus vielen Gründen nur bedingt geeignet (Aufwand, Aktualisierbarkeit, Druckqualität usw.), in den meisten Fällen sind Zeichnungen die bessere Wahl. Für die Recherche sind Fotos aber ein gutes Hilfsmittel, um wichtige optische Details schnell und unkompliziert aufzuzeichnen. Später während des Schreibens läßt sich damit so manche "Erinnerungslücke" beheben und lästiges Nachfragen vermeiden.
Mach Dir während des Gesprächs kurze Notizen aller wichtigen Punkte und aller angesprochenen Themen. Notiere Dir die genaue Schreibweise wichtiger Begriffe, und laß sie Dir bei Bedarf ruhig buchstabieren. Damit vermeidest Du unnötiges Nachfragen und spätere Korrekturen.
Halte wichtige Zusammenhänge während des Gesprächs in einer Skizze fest. Laß Dir die Skizze von Deinem Gegenüber bestätigen, und frag nach, ob Du alles Wichtige eingezeichnet hast. Beschrifte die Details der Skizze sorgfältig, damit Du alle Bestandteile später eindeutig identifizieren und zuordnen kannst.
Besonders wichtig sind Skizzen, wenn Du Dein Gegenüber nur am Telefon sprechen kannst. Vor allem über Fragen der Gestaltung und des Layouts, aber auch über komplexe logische Zusammenhänge kann man sich allein mit Worten oft nicht verständigen. Schick Deinem Gesprächspartner Skizzen, Scribbles, Zeichungen und Musterseiten per Fax zu, und besprich sie anschließend am Telefon. So vermeidest Du, daß beide Seiten unterschiedliche Vorstellungen im Kopf haben und aneinander vorbeireden.
Sinnvolle, effiziente Recherche ist mehr als ein strenges Frage-Antwort-Spiel. Ein erfolgreiches Recherchegespräch ist nicht nur ein Austausch von technischen Fakten. Recherche ist Kommunikation auf sachlicher und menschlicher Ebene - wer wirklich verstehen will, braucht einiges an Einfühlungsvermögen und menschlicher Kompetenz.
Ob Du den nächsten Auftrag bekommst, kann auch davon abhängen, ob die Kommunikation geklappt hat, ob Du es geschafft hast, das Eis zu brechen. Und nicht zuletzt kannst Du sicher sein: Du schreibst bessere Produkthandbücher, wenn Dir die Auftraggeberin sympathisch ist. ;o)
© Meg Palffy 05/2002