Ein ganz neues Produkthandbuch schreiben, es gleich von Anfang an richtig machen - wer hätte nicht schon mal davon geträumt? Denn meistens erben wir doch uralte Beschreibungen, an denen schon viel herumgeändert wurde, und dürfen nicht so, wie wir wollen. Wenn wir dann aber doch mal die Chance bekommen, was ganz Neues zu machen, stellen wir fest: das Anfangen bei Null hat auch so seine Tücken...
Nur ein paar Kleinigkeiten müssen Sie ändern, sagen Dir die Kundinnen oft als Erstes. Das Handbuch ist eigentlich soweit ganz aktuell, nur zwei oder drei neue Funktionen sind dazugekommen. Kein großer Aufwand... Bei dem Wörtchen "Aufwand" klingelt das Glöckchen und Du kannst es Dir schon denken: sie haben Angst, daß es zu teuer wird. Also gibt man Dir ein paar uralte, verkonfigurierte Dateien, in denen schon so viele verschiedene Leute herumgeändert haben, daß von Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit keine Rede mehr sein kann. Und alles, was Du damit tun darfst, ist: wiederum zusätzliche Änderungen hineinstricken, die das Chaos nur verschlimmern.
Dabei hätten sie doch die Chance, von Dir ein richtig gutes, neues Handbuch zu bekommen, mit dem die Anwender zufrieden sind, mit dem sie zurechtkommen und das sie in die Lage versetzt, das Produkt gleich vom ersten Tag an fehlerfrei zu benutzen, ohne bei der Hotline oder beim Kundendienst nachfragen zu müssen. Das wäre doch super, oder? Leider ist das Budget meistens zu klein dafür.
Aber dann passiert es doch: der Tag kommt, an dem eine (nicht allzu kleine) Firma Dich anruft und das Handbuch für eine völlig neue Software bei Dir in Auftrag geben möchte. Du triffst Dich mit den Entwicklerinnen zur Recherche, und sie zeigen Dir die Software, erklären Dir die wichtigsten Funktionen, Du darfst auch eine Beta-Version mitnehmen, um sie auf einem Testrechner zu installieren. Dann klärst Du die Rahmenbedingungen für die Gestaltung mit dem Ansprechpartner im Marketing: welche Variante des Logos sollst Du nehmen, welche Vorgaben machen sie für das Layout, wer baut die Titelseite, und so weiter.
Mit brandheißen Informationen und der letzten Beta-Version beladen kommst Du zurück in Dein Büro, setzt Dir frischen Kaffee auf und gehst ans Werk - - - - -
Und da stockt der Fluß, der Schwung läuft aus, und vor Dir tut sich eine eintönige Ebene auf. Irgendwie will das neue Konzept nicht so leicht aus der Feder fließen, wie Du Dir das vorgestellt hattest. Du liest Deine Notizen zum dritten Mal, setzt noch mehr Kaffee auf, und wunderst Dich. Am Abend gehst Du nach Hause und hast plötzlich so ein ungutes Gefühl. Bist Du etwa nicht kreativ genug? Hast Du Dir zu viel zugetraut? Solltest Du Deinem langersehnten Traumprojekt am Ende nicht gewachsen sein?
Was tun?
Als erstes solltest Du Dir klarmachen, daß Du nicht allein im kurzen Hemd dastehst. Sowas passiert allen mal. (Diejenigen, die jetzt überlegen grinsen und sagen: Ist MIR noch niiiee passiert! - wartet mal ab. Auch für Euch kommt der Tag...)
Als zweites solltest Du versuchen, die Sache mit Humor zu nehmen. Ist nicht ganz einfach, wenn Du grade einen ganzen verkrampften Tag lang versucht hast, auf Kommando die zündende Idee zu haben und nicht - bloß nicht! - an den TERMIN zu denken. (Das ist ungefähr so, wie wenn Dir jemand sagt: Denken Sie jetzt nicht an ein Krokodil! - Zack, schon ist es da, das grüne Biest!)
Also Humor soll ich haben, auch das noch! - Vielleicht hilft Robert Gernhardt, der auch so seine Schwierigkeiten hatte mit dem "ersten Wort".
Komm, erstes Wort
Komm, erstes Wort,
langersehntes,
Geschenk du der Götter, die
den Dichter beschenken mit
herrlichen alten Weinen
wie dem von Castiglioncelli
und mit
herrlichen ersten Worten
wie
"Komm, erstes Wort."
- Robert Gernhardt, "Wörtersee", Zweitausendeins 1981 -
Die dritte Empfehlung, die ich Dir geben kann: mach zuerst eine Stoffsammlung. Die Gliederung kommt danach.
Erst sammeln...
Schreib zuerst mal alles, was Dir einfällt, auf Karteikarten oder kleine Zettel, und sei es auch noch so selbstverständlich oder trivial. Wegwerfen kannst Du immer noch. Lies Deine Notizen durch, und teile die darin enthaltenen Informationen in kleine Häppchen auf. Gib jedem Häppchen eine eigene Karteikarte, einen eigenen Zettel. Ordne noch nicht, sondern sammle nur. Es geht nichts verloren.
Klammere Dich nicht an einzelnen Informationen fest, von denen Du meinst, daß sie besonders wichtig sind. Schreib sie auf einen Zettel, leg den Zettel zu den anderen, und beweg Dich weiter zur nächsten kleinen Information.
Mit der Zeit werden Dir beim Zettelschreiben neue Aspekte einfallen, die Du vorher nicht bedacht hattest. Schreib auch für jeden dieser neuen Aspekte einen Zettel. Halte Dich aber nicht zu lange bei einem Zettel, einer Information auf, sondern notiere nur wenige Worte oder kurze Sätze, und dann beweg Dich weiter.
Wenn Du auf diese Weise Deine Notizen durchgelesen und in kleine Zettel verwandelt hast, und Du merkst, daß der Strom der Gedanken allmählich nachläßt, dann mach eine Pause. (Setz einen neuen Kaffee auf, sieh eine Weile aus dem Fenster, und lies ruhig noch einmal das Gedicht von Robert Gernhardt...)
Jetzt geht es Dir schon besser, stimmts? Du hast zwar noch keine fertige Ordnung, aber immerhin hast Du gemerkt, daß Dir doch noch so einiges eingefallen ist. Ganz so unkreativ bist Du also nicht.
... dann ordnen!
Dann setz Dich wieder über Deine Zettel, aber diesmal mit der Absicht, sie zu ordnen. Breite sie auf einem großen Tisch aus - wenn Du keinen großen Schreibtisch hast, oder er vollgepackt ist mit Akten, Büchern und Papier, dann nimm den Fußboden. Ich mache das gern - zur allgemeinen Erheiterung meiner Kolleginnen. Wenn das jemand übertrieben findet, dann sag (am besten mit einem freundlichen Lächeln): Was kann ich dafür, daß der durchschnittliche Arbeitnehmer-Laufstall zu klein ist für die Fülle meiner Ideen?
Ordne die Informationen nach Sinnbereichen. Vielleicht finden sie sich von selbst zu einer sinnvollen Ordnung zusammen, in der ähnliche Informationen klar zusammengehören.
Vielleicht fällt es Dir aber auch schwer, eine gute Gliederung nach Ähnlichkeiten / Gemeinsamkeiten zu finden? Dann nimm drei beliebige Zettel aus dem Gewühl heraus und achte auf die Unterschiede zwischen den darauf enthaltenen Informationen. Wie kannst Du sie voneinander abgrenzen?
Bei Handlungsanleitungen gehst Du am besten aufgabenorientiert ran: Welche der Informationen ist die Grundlegendste, welche müssen die Anwenderinnen zuerst kennen, bevor sie eine andere Information sinnvoll zum Handeln verwenden können? Denk an die Tätigkeiten, die sie mit der Software, mit dem Produkt ausführen werden. In welcher Reihenfolge werden sie handeln? Was müssen sie dafür wissen? Was ist zusätzliche Information für Interessierte, aber zum richtigen und fehlerfreien Handeln nicht unbedingt erforderlich? Und welche Informationen braucht die Zielgruppe überhaupt nicht? (Du darfst nämlich ruhig auch Zettel aussortieren.)
Die Ordnungskriterien werden sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Es gibt keine allgemeingültige Lösung, mit der sich jede Sammlung von Informationen ordnen und gliedern ließe. Aber es gibt schon Methoden, die es leichter machen, eine Ordnung zu finden, die den Informationen und der angepeilten Zielgruppe am besten gerecht wird.
Mit der Zettel-Methode, wie ich sie hier beschreibe, kristallisiert sich die Ordnung aus den Informationen selbst heraus. Auf diese Weise erhältst Du eine Gliederung, in der jede wichtige Information einen sinnvollen Platz findet und nichts "drangehängt" werden muß, weil es "nirgends hingepaßt hat".
Außerdem macht diese Methode (mir jedenfalls) am meisten Spaß. Und gibt mir Gelegenheit, auch mal ein Gedicht einfließen zu lassen... ;o)
Mach Dir einen guten Tag!
© Meg Palffy 10/2001